Existen varias aplicaciones ofimáticas en el mercado que pueden ser una buena alternativa a Microsoft Office. Para la mayoría de entornos de pequeña empresa realmente no hay una aplicación mejor que otra, todo depende de lo bien que se adapte la aplicación al trabajo diario que realizamos y lo bien que nosotros nos adaptemos a la aplicación. Evidentemente las aplicaciones de pago tienen mejor desarrollo, más opciones y soporte técnico, pero si nuestro uso de aplicaciones ofimáticas es estándar entonces hay otras opciones más rentables.
Hoy en día las herramientas colaborativas son un estándar de productividad casi indispensable para empresas y negocios, según sea nuestro trabajo puede ser obligatorio tener acceso a nuestros archivos desde cualquier lugar de una manera rápida, actualizada y sobre todo segura. Si queremos encontrar la suite ofimática que mejor se adapta a nosotros debemos analizar el trabajo que realizamos, en ocasiones solo utilizamos determinadas herramientas comunes en la mayoría de soluciones ofimáticas, en este caso la aplicación ofimática más equilibrada entre rentabilidad, opciones y facilidad de uso, debería ser la más adecuada para nosotros.
Estas son cinco aplicaciones ofimáticas libres muy conocidas, cada una con sus puntos fuertes:
- LibreOffice. Uno de los referentes en software libre de ofimática empleado en muchas empresas, instituciones y organismos públicos. Tiene todas las aplicaciones necesarias para una pequeña y mediana empresa: editor de textos, hoja de cálculo, presentaciones, base de datos, extensiones, plantillas, etc. Es posible tener LibreOffice en tu propia nube con Collabora (gratuita y de pago), OwnCloud o NextCloud, pero no te resultará fácil instalarlo porque requiere algunos conocimientos sobre servidores. Lo mejor para trabajar online es abrir y guardar tus archivos con LibreOffice en la carpeta sincronizada de tus equipos con Dropbox, NextCloud, One Drive o Google Drive.
- Google Docs. Una completa suite ofimática disponible con nuestra cuenta de Google. Destaca por ser colaborativa a tiempo real y estar sincronizada con otras aplicaciones disponibles en nuestra cuenta Google. La aplicación ofimática es fácil de utilizar, tiene bastantes opciones y la funcionalidad es muy buena. Puedes sincronizar carpetas con tus equipos y compartir archivos y directorios con terceros. Todo esto hace que la productividad sea alta desde el principio.
- OpenOffice. La suite ofimática de libre uso más antigua, aunque ha tenido sus más y sus menos a lo largo de la historia, de hecho Libre Office es una escisión suya, hoy por hoy Apache Open Office está mantenida por Apache Software Foundation. La suite tiene todas las herramientas de ofimática que puedes necesitar: editor de textos, hoja de cálculo, base de datos, presentaciones, etc.
- WPS Office. Una suite ofimática para la mayoría de equipos y dispositivos, sea cual sea el sistema operativo. Tiene menos herramientas y son más sencillas, pero gana en claridad y facilidad de uso. Destaca su herramienta para manejar archivos en PDF.
- One Drive. Microsoft tiene una solución ofimática gratuita disponible con nuestra cuenta de correo Hotmail, Live o Outlook. Con opciones más reducidas pero las aplicaciones habituales: editor de textos, hoja de cálculo, notas y presentaciones colaborativas, eficaces para la mayoría de entornos de pequeña empresa. Puedes compartir con terceros y si además utilizas Windows en tus equipos, la sincronización de documentos y redes se hace muy cómoda.
Si lo que realmente necesitas es tener en todo momento tus documentos contigo, elevar su seguridad, trabajar en cualquier equipo con ellos de manera privada, poder sincronizar con DropBox o Google Drive y tener más software disponible tanto de ofimática como de cualquier otro tipo, la opción a tener en cuenta es PortableAPP. Si no conoces la aplicación y usas Windows te va a gustar. Puedes tener tu espacio de trabajo, documentos y aplicaciones preferidas en un USB para ejecutarlas en cualquier equipo. Tiene varios premios, cuenta con muchas aplicaciones libres y aproximadamente 850 millones de descargas.
